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はぁ〜、つっかぇ〜ッッ!!!

 

そんなため息が出るほど曖昧な指示しか出せない上司やお客さんは、割と世の中多いです。
しかし、そんな職務遂行能力が低い無能上司にも、なんだかんだ花をもたせてあげたいとか考えるお人好しが多いのも事実。
だから気持ちを切り替え曖昧な指示を頑張って解釈して、なんとか業務を全うさせちゃうプロフェッショナルもいるはずです。

ですが、現実はそう優しくないのも事実です。

●そもそも指示が曖昧だったばっかりに、求められていた業務と違うことをしてしまっていたら?
●いつの間にか締め切りまでの期日を過ぎてしまっていたら?
●知らぬ間に関係者に迷惑をかけてしまったら?
●溢れる善意と知恵と体力を振り絞って、忙殺されながらも対応した業務にケチがついたら?
●挙げ句の果てに曖昧な指示しか出せない無能上司に、仕事できない奴だと思われたら?

少しの間、立ち直れないかもしれないですね。。。
今回はそんな風にならないための『情報収集の心得』をご紹介します。

『情報収集の心得』: 初心を忘れず能動的な”ヒアリング”を!

いつまでに、何を、どのように、実施するのか?これについて明確にできるかが肝となります。
それでは細かく見ていきましょう。

A)いつまでに

曖昧な指示を出される時の例として、「出来るときに、なるべく早めにやっておいて」と言われたらどうしますか?
今週中なのか、今日中なのか、一時間後までなのか、三十分後なのか、分かりませんよね。
こういう上司に限って、自分が望む期限までに出来ていないと「おい、頼んであった仕事はまだか」と騒ぎ出します。

B)何を

指示の内容における本来の目的について、きちんと把握することが重要です。
例えば、ただ情報収集するだけなのか、情報収集した上で考察や推測が必要なのか等、何をして貰いたいかです。
よくあるのが、「まとめておいて」などの曖昧な指示の時によく発生します。

C)どのように

提出媒体についてもしっかり確認しましょう。
口頭報告で良いのか、資料に落とし込むのか、その場合は文章(ワード)かイメージ(パワーポイント)か確認しましょう。
口頭で良かったのに作り込みに時間を掛けすぎてしまうこと等、自分の本来業務への支障を最小限に抑えることも出来ますよね。

【つまり】自分が作業する上での”何故”を全て解消してから引き受けましょう。

なぜこの期日までに必要で、なぜこれが、この媒体で必要か?それが理解できれば、曖昧な指示ではなく明瞭な作業指示書になります。
例えば、当初はどんなに曖昧だった指示だったとしても、以下の様に把握できれば齟齬は生まれませんね。

A)明後日までに経営会議(会議は5日後)用の資料として必要。

B)最終的にパワーポイントにまとめて上司の上司に提出される。

C)コメントも必要になるからそこは上司しか書けないので、ある切り口からの数字資料が必要。

《参考》

もしあなたが本当に優秀なら、上記のレベルまで情報収集できた時、どの様に作業を進めますか?
無能上司はあなたにとって、いいトレーニングであって、最大のチャンスになり得ます。
何故ならその上司に依頼されたことを完璧に成し遂げられるなら、その上司の仕事を一つ奪ったことになります。

その様に上司の仕事を一つずつ奪っていくことにより、その上司のポストでやる仕事があなたで代用できるなら、会社として取れる選択肢が増えます。
きちんと評価する機関に然るべく評価を受けれるその日まで、無能上司でトレーニングしていると思うと楽かもしれません。

曖昧な指示でも考えようによっては、出世競争の覇者になれる可能性がこんなところにも眠っているのです。
また、発想を転換すれば、お客さんとの関係においても十分応用できますね。

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